Information om fakturering av anmälningsavgifter

Tillfälligt problem

Det är för tillfället problem att markera skickade fakturor som betalda. Om man bockar för fakturor och sedan klickar på "Sätt markerade som betalda" får fungerar det inte.
Man får istället klicka på klubbnamnet och ändra status där.

När tävlingsrapporten är signerad i Eventor finns det möjlighet att generera elektroniska fakturor som i ett e-postutskick går iväg till de organisationer vars medlemmar deltagit på tävlingen. Respektive organisation får ett e-postmeddelande med en länk till sin faktura.

Två enkla steg

Själva faktureringen hanteras i två steg.

1. I första steget anges kontouppgifter, samt vilket nummer första fakturan ska ha i serien. Dessa uppgifter kan ändras senare, men endast fram till det att fakturorna skickats, efter det är det låst.
Om det ä flera föreningar som arrangerar så är det den första klubben som kommer att stå som avsändare, det går i nuläget inte att ändra på.

2. I andra steget administreras själva fakturorna. Härifrån går det att editera varje faktura och justera uppgifter samt fakturabelopp. Det går också att markera vilka fakturor som ska gå iväg i utskicket, samt se vilken e-postadress den mottagande organisationen har.

När det är valt vilka fakturor som ska gå iväg skapas själva e-postutskicket genom ett klick på en knapp. Fortfarande går inga fakturor iväg. Istället kommer det upp två fält där ämnesrubrik på mejlet, samt ett meddelande till alla fakturamottagare, fylls i.

När det är klart är det bara att klicka på knappen för att skicka.

OBS! För att slippa onödig administration i efterhand, kontrollera alltid uppgifterna i dina fakturor noga innan de skickas iväg!

Fakturaunderlag från tidtagningsprogrammet

Tänk på att underlaget för fakturorna grundar sig på de resultat och anmälningsavgifter som laddas upp från tidtagningsprogrammet (OLA, Sports Software, MeOS eller motsvarande).

Följande gäller:

• Om en ändring görs i tidtagningsprogrammet och en ny resultatfil laddas upp behöver fakturan skapas om för att ändringen ska slå igenom på fakturorna.
• Om en ändring av anmälningsavgifterna görs i Eventor efter att resultaten och avgifterna laddats upp kommer inte denna att slå igenom. Man måste då generera om fakturorna och då går eventuella manuella justeringar som är gjorda i Eventor förlorade.
• Uppgifter om vilka som har betalat kontant ute på tävlingen kommer med, förutsatt att tidtagningsprogrammet har stöd för att kunna skicka med ekonomidata till Eventor. Se till att du har senaste versionen av programmet, annars finns risk att informationen inte följer med.
• Ekonomidata för tjänster kommer med, förutsatt att tjänstebeställaren är kopplad till en klubb. Är tjänstebeställaren inte anmäld till tävlingen så saknas klubbkoppling och då kommer inte det med i faktureringen eftersom det inte finns någon klubb att skicka till. Här behöver således en manuell komplettering göras om tjänstebeställarens klubb ska stå för kostnaden.
• Ekonomidata för hyrbricka kommer med, förutsatt att tidtagningsprogrammet har stöd för att kunna skicka ekonomidata till Eventor. Se till att du har senaste versionen av programmet, annars finns risk att informationen inte följer med.
• Manuellt inlagda deltagare i tidtagningsprogrammet kommer med, förutsatt att de tillhör en klubb.

OBS! Som redan nämnts tidigare, kontrollera alltid uppgifterna i dina fakturor noga innan de skickas iväg för att slippa onödig administration!

Fakturorna ligger inte sparade som PDF-filer i Eventor utan de genereras av webbläsaren varje gång de visas.