Om Eventor
Vad är Eventor?
Eventor är Svenska Orienteringsförbundets centrala IT-system, som bland annat hanterar tävlingskalender, anmälan, resultat och rapportering. Systemet uppdateras kontinuerligt med ny funktionalitet.
Allmänna villkor
Idrotten orientering består av fyra grenar – orienteringslöpning (traditionell orientering), skidorientering, mountainbikeorientering och precisionsorientering. Förening ansluten till Svenska Orienteringsförbundet (SOFT) har rätt att använda Eventor för tävlingar och aktiviteter som ingår i någon av de fyra grenarna. Till kategorin tävlingar hör internationella tävlingar, mästerskapstävlingar, nationella tävlingar, distriktstävlingar, klubbtävlingar samt närtävlingar. Till kategorin klubbaktiviteter hör exempelvis anmälan till träningar, träningsläger och klubbresor.Eventor får ej utan godkännande av SOFT användas för tävlingar och aktiviteter som ligger utanför någon av orienteringens fyra grenar.
För internationella värdetävlingar i Sverige, World Ranking-tävlingar (s k WRE-tävlingar) exkluderade, regleras särskilda villkor i avtal mellan SOFT och arrangör.
SOFT ger support för mästerskapstävlingar, nationella tävlingar och distriktstävlingar. För klubb- och närtävlingar, samt klubbaktiviteter, ges begränsad support.
EU:s dataskyddsförordning (GDPR)
Vad är GDPR?
GDPR står för General Data Protection Regulation – eller dataskyddsförordningen som den heter på svenska - och är en förordning som gäller inom EU:s medlemsstater från och med den 25 maj 2018.
Syftet är att värna om din integritet och ge dig som individ ett bättre skydd på nätet. Det betyder att personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den person som registreras. För idrottsrörelsen betyder det att varje typ av behandling ska baseras på en giltig laglig grund, till exempel att det finns ett avtal eller att uppgiften är av allmänt intresse.
Hur påverkas Eventor?
För Eventor innebär GDPR följande:
- Ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering och transparens av information
- Att den information som hämtas över till Eventor från IdrottOnline endast lagras och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och senare inte plötsligt behandlas på något annat vis. Uppgifterna ska också vara rimliga, relevanta och inte onödigt detaljerade i förhållande till vad de är till för.
I avsnittet ”Ökad öppenhet om lagrade personuppgifter” nedan framgår vilka personuppgifter som lagras, varför de lagras, samt vem eller vilka som har åtkomst till den. Informationen kan också nås via länk från Mina sidor. - Att den information som Eventor delar vidare till externa tävlingsrelaterade tjänster och system endast behandlas av dessa system för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och senare inte plötsligt behandlas på annat vis. Här tecknar SOFT ett s k PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med leverantörer av de externa tjänster och system som får tillgång till Eventors information.
- Att den information som hämtas över till Eventor från IdrottOnline endast lagras och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och senare inte plötsligt behandlas på något annat vis. Uppgifterna ska också vara rimliga, relevanta och inte onödigt detaljerade i förhållande till vad de är till för.
- Utveckling och uppdatering av funktioner
- Att Eventor innehåller ett loggsystem för att kunna spåra ändringar utförda av administratörer och klubbanmälare för att på så sätt bättre skydda dig som individ.
- Att Eventor upphör med den s k klubbinloggningen för att det t ex ska vara möjligt att kunna spåra vem som gjort en anmälan för en annan person i syfte att bättre skydda dig som individ.
- Att Eventor inte längre låter hemadressen följa med i den personregisterfil som delas ut till externa tidtagningsprogram (OLA, MeOS, SportSoftware etc.).
- Att Eventor innehåller ett system för att enkelt kunna identifiera och radera användare som varit inaktiva i Eventor under 24 månader.
- Lagringsbegränsning
- Att du kan begära att dina personuppgifter avidentifieras i Eventor. I avsnittet ”Rätten att bli bortplockad ur Eventor” nedan finns information om hur du går tillväga. Inaktiva användare raderas efter 24 månader, se punkt ovan.
För er som förening
Vi ser inte att ni som förening behöver vidta några åtgärder i Eventor eller andra tävlingsrelaterade system med hänsyn till GDPR. Däremot kan ni som förening ändå bli påverkade i och med vilken information som numera är tillgänglig och hur denna får hanteras av er som förening.
Läs mer om SOFT:s integritetspolicy för behandling av personuppgifter här.
Läs mer om personuppgifter på RF:s hemsida.
Ökad öppenhet om lagrade personuppgifter
Roller i Eventor och åtkomst till personuppgifter
I nedanstående tabell redovisas vem eller vilka som har åtkomst till dina personuppgifter. Förutom du själv kan tre administratörsroller också nå många av dina personuppgifter. Dessa tre roller är administratör, arrangörsansvarig och anmälningsansvarig. Administratören kan göra allt som övriga två roller kan göra. För enkelhets skull benämns alla dessa tre roller för ”administratör” nedan.
Lagrade personuppgifter som hämtas från IdrottOnline
För medlem i förening ansluten till SOFT hämtar Eventor person- och organisationsuppgifter från IdrottOnline, som är Riksidrottsförbundets verktyg för administration och kommunikation. För att kunna logga in i Eventor behöver du finnas med i din klubbs medlemsregister i IdrottOnline. Läs mer på sidan för hjälp och support.
Följande information hämtas från IdrottOnline och lagras i Eventor:
| Uppgift | Varför lagras den? | Vem eller vilka har åtkomst? |
|---|---|---|
| Idrotts-id (RF:s unika person-id) | För utbyte av data mellan IdrottOnline och Eventor, samt som användarnamn för dig själv vid inloggning till Eventor och till andra system som använder idrotts-id som inloggning. | Du och administratörer. |
| Användarnamn och lösenord | Användarnamn och ett s k hashat (”upphackat”) lösenord lagras. För varför det lagras, läs mer i avsnittet ”Integritet och sekretess”. |
Endast du. |
| Förnamn | För att kunna användas i Eventor och andra tävlingsrelaterade system. | Besökare av anmälnings-, start- och resultatlistan. |
| Efternamn | För att kunna användas i Eventor och andra tävlingsrelaterade system. | Besökare av anmälnings-, start- och resultatlistan. |
| Födelsedatum (ej personnummer) | För att kunna göra en åldersrelaterad indelning i tävlingsrelaterade tjänster. Datum och inte bara år behövs för att enkelt kunna identifiera personer med samma namn i samma förening. | Du och administratörer. |
| Kön | För att kunna särskilja män och kvinnor i tävlingsrelaterade tjänster. | Du och administratörer. |
| Nationalitet | Därför att din nationalitet påverkar din rätt att delta i olika aktiviteter, se SOFT:s regelverk. | Besökare av anmälnings-, start- och resultatlistan, där nationaliteten visas. |
| Adress (om du gett ditt godkännande) | För att kunna komma i kontakt med dig inför eller efter en aktivitet. | Du och administratörer. |
| Telefonnummer (om du gett ditt godkännande) | För att kunna komma i kontakt med dig inför en aktivitet eller under aktiviteten (vid en olycka till exempel). | Du och administratörer. |
| E-postadress | För att kunna komma i kontakt med dig inför en aktivitet. | Du och administratörer. Arrangör kan nå dig via en e-postbaserad kommunikationstjänst i Eventor. |
| Organisationer du är medlem i | För att kunna användas i Eventor och övriga tävlingsrelaterade system. | Du och administratörer, men också besökare av sidor för aktiviteter där du representerar din organisation. |
Övriga personuppgifter som lagras
Övriga uppgifter som lagras om dig i Eventor:
| Uppgift | Varför lagras den? | Vem eller vilka har åtkomst? |
|---|---|---|
| Person-id (Eventor-id) | För utbyte av data mellan system och tjänster, t ex skulle inte Sverigelistan fungera utan person-id. Person-id innebär också att du får snabbare hjälp vid supportärenden. | Du och administratörer. |
| Personnummer | För medlemmar i förening ansluten till SOFT lagras normalt inte personnummer i Eventor. För svenska ej SOFT-anslutna föreningsmedlemmar lagras personnumret. För varför det lagras, läs mer i avsnittet ”Integritet och sekretess”. |
Endast du. |
| Kontoinformation och senast inloggad | För att kunna ge dig bättre support. | Endast SOFT-administratörer. |
| Medlem i högre organisation | För att kunna användas i Eventor och övriga tävlingsrelaterade system. | Besökare av sidor för aktiviteter där du representerar din organisation. |
| Eventor-roller i olika organisationer | För att du ska få tillgång till att utföra olika åtgärder i Eventor och övriga tävlingsrelaterade system. | Du och administratörer. |
| Standardklass (om du gett ditt godkännande) | För att du ska få upp rätt standardklass vid anmälan. | Du och administratörer. |
| Bricknummer | För att du ska få upp rätt bricknummer vid anmälan. | Du, arrangörer och administratörer. |
| IOF-person-id | För att du ska kunna delta i världsrankingtävlingar (WRE). | Du, arrangörer och administratörer. |
| Status för mottagande av SOFT-information och erbjudanden från SOFT:s partners | För att du ska kunna välja vilken information du önskar ta del av. | Du och administratörer. |
| Tävling och klass du är anmäld till | För att du ska kunna se vilka tävlingar och aktiviteter du är anmäld till. | Besökare av anmälnings-, start- och resultatlistan. |
| Beställda tjänster | För att du ska kunna se vilka tjänster du beställt. | Du, arrangörer och administratörer. |
| Resultat | För att kunna se ditt resultat vid en tävling eller aktivitet. | Besökare av resultatlistan. |
| Sträcktider | För att kunna se dina sträcktider mellan kontrollerna på en aktivitet. | Besökare av sträcktidslistan. |
| Om rankad; aktuell placering och poäng i Rankinglistan | För att kunna se din aktuella rankingpoäng och dina rankinggrundande resultat. | Besökare av Rankinglistan. |
| Aktuell placering och poäng i Sverigelistan (endast 15 år och äldre) | För att kunna se din aktuella Sverigelistan-poäng och dina för Sverigelistan poänggrundande resultat. | Medlemmar i föreningar som betalat prenumeration för åtkomst till Sverigelistan. |
Riktighet
Personuppgifter som behandlas inom idrottsrörelsen ska vara korrekta och uppdaterade, om nödvändigt. Det innebär att den som behandlar personuppgifter ska vidta rimliga åtgärder för att säkerställa att felaktiga personuppgifter raderas eller rättas utan dröjsmål, exempelvis när du som registrerad begär rättelse av felaktiga personuppgifter.
Felaktiga personuppgifter
Eftersom Eventor hämtar dina personuppgifter från IdrottOnline är det där du behöver ändra uppgifterna om något är felaktigt.
Gå in via din personliga sida på din klubbs IdrottOnline-hemsida.
Logga in via hänglåset uppe till höger på sidan genom att ange samma användarnamn och lösenord som i Eventor. Klicka därefter på ditt namn längst uppe till höger och i rutan som kommer upp, på länken Min sida. Observera att det kan dröja upp till 24 timmar innan ändringarna slår igenom i Eventor.
Felaktiga uppgifter i anmälnings-, start- eller resultatlista
Eftersom all hantering av tävlingsrelaterade uppgifter görs av aktuell arrangör är det till denne du vänder dig om något behöver korrigeras. Arrangören laddar därefter upp informationen på nytt till Eventor.
Integritet och sekretess
Samtycke till publicering av ditt namn
Enligt SOFT:s regelverk för tävlingar samtycker du genom din tävlingsanmälan till att ditt namn registreras i tävlingsdokumentation, såsom anmälningslistor, startlistor och resultatlistor, samt offentliggörs på Internet och i andra media.
"Andra media" är ett vitt begrepp. Omöjligen kan all media räknas upp. Här följer några exempel på vad andra media kan vara:
- Tidningar, tidningars webbplatser och magasin, exempelvis SOFT:s eget orienteringsmagasin, Skogssport, där dina resultat och artiklar baserade på dina resultat kan offentliggöras.
- Olika serier och cuper, både SOFT-ägda sådana och serier och cuper inom distriktet eller föreningen, exempelvis ungdomsserier som många distrikt tillhandahåller.
- SOFT-ägda media såsom poänglistan Sverigelistan, rankingfiltret i Sverigelistan, sträcktidstjänsten Winsplits online eller karttjänsten Omaps.
- Externa applikationer, exempelvis resultatappen Bomkoll.
Enligt regelverket samtycker du också till att eventuell GPS-uppföljning offentliggörs. Exempel på GPS-tjänster är Livelox och GPS seuranta.
Samtycke till att administratörer och klubbanmälare kan se och hantera dina personuppgifter
För att ditt förbund och din förening ska kunna:
- Ge dig support i samband med anmälan och hantering av dina uppgifter
- Komma i kontakt med dig, både inför aktiviteter, men också under pågående aktiviteter
- Hantera din anmälan till tävlingar, exempelvis ungdomstävlingar och stafetter
… så samtycker du som medlem i din förening till att administratörer i de förbund din förening tillhör, din egen klubbadministratör (kan vara flera), samt er klubbanmälare, kan se och hantera dina personuppgifter.
Eventor sparar logginformation över alla förändringar som utförs i systemet för att kunna beivra missbruk.
Samtycke till mottagande av SOFT-information och erbjudanden från SOFT:s sponsorer och partners
Under Mina sidor >> Personliga inställningar >> Information, anger du ditt eventuella samtycke till att ta emot information från SOFT och erbjudanden från SOFT:s sponsorer och partners. Inga sponsorerbjudanden eller reklamutskick kommer att skickas ut utan ditt medgivande.
Trots samtycke till mottagande av erbjudanden från SOFT:s sponsorer och partners, delar SOFT aldrig med sig av dina personuppgifter till sponsorer, partners, eller annan tredje part. All kontakt och alla utskick sköts av SOFT.
SOFT delar heller aldrig med sig dina personuppgifter till sponsorer, partners, eller annan tredje part utan ditt medgivande.
Personnummer, användarnamn och lösenord
Personnummer för medlem i SOFT-ansluten förening
För medlem i SOFT-ansluten förening används personnumret från IdrottOnline endast en gång och i syfte att identifiera en medlem. Personnumret ersätts då med ett unikt så kallat idrotts-id, dvs Eventor läser aldrig över personnumret från IdrottOnline. Däremot lagrar Eventor din senast lyckade inloggning i syfte att du ska kunna logga in även när IdrottOnline inte fungerar och har du då fyllt i ditt personnummer som användarnamn så lagras det tillsammans med ett s k hashat lösenord (”upphackat” lösenord) i Eventor.
Beslutet om identifiering via personnummer är taget av RF som ansvarar för IdrottOnline. Läs mer om varför i egen FAQ-fråga här.
Personnummer för svensk medborgare som inte är medlem i SOFT-ansluten förening
För svensk medborgare som inte är medlem i SOFT-ansluten förening, men som registrerat sig i Eventor, lagras personnumret. Syftet är att undvika dubbletter i systemet, men framförallt, för att på ett enkelt och korrekt sätt kunna hantera senare eventuella förfrågningar om medlemskap i en SOFT-ansluten förening.
Uppgifter till register för tidtagningsprogram (OLA, MeOS, SportSoftware etc.)
Endast nödvändig information om dig är med i det personregister som används av tidtagningsprogram för att kunna arrangera och administrera en orienteringstävling. Det innebär bland annat att dina uppgifter kommer upp i tidtagningsprogrammet ute på tävlingen automatiskt när du registrerar dig i direktanmälan med din stämplingsbricka för att delta i öppen klass.
Uppgifter till andra externa tjänster och system
All den information som Eventor delar vidare till externa tävlingsrelaterade tjänster och system behandlas endast av dessa system för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och behandlas senare inte plötsligt på annat vis. Här tecknar SOFT ett s k PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med leverantörer av de externa tjänster och system som via ett s k API får tillgång till Eventors information.
Ett antal av dina personuppgifter är också åtkomliga för din klubb via ett API:
Förnamn, efternamn, födelsedatum, adresser, telefonnummer, e-postadresser, bricknummer, förvalda klasser, samt IOF-id.
Rätten att bli bortplockad ur Eventor
Du har alltid möjlighet att få dina personuppgifter bortplockade ur Eventor.
- Om du är klubbansluten, kontakta din klubbadministratör och be denne avmarkera dig i IdrottOnline som aktiv i idrotten orientering. Din användare i Eventor kommer då att upphöra inom 24 timmar.
- Om du inte är klubbansluten, kontakta Eventor-supporten på eventorsupport@orientering.se, så avidentifieras din användare inom en vecka.
Efter 24 månader raderas informationen.
Tekniska krav
Webbläsare
Eventor bygger på vedertagna webbstandarder från W3C och fungerar tillsammans med alla någorlunda moderna webbläsare, inklusive Firefox 1+, Safari 1+, Chrome 1+, Internet Explorer 6+ och Opera 7+. Den senaste versionen av respektive webbläsare rekommenderas för en optimal användarupplevelse.
Javascript
Vissa funktioner i Eventor kräver att Javascript är aktiverat i din webbläsare för att fungera. Många funktioner kräver visserligen inte Javascript, men användarupplevelsen blir bättre med Javascript aktiverat. Du rekommenderas därför starkt att ha Javascript aktiverat. Sök i din webbläsares dokumentation för att ta reda på hur du gör.
Cookies
Eventor använder små textfiler med inställningar, så kallade cookies, som lagras på din dator för att underlätta ditt användande av sidan. De cookies som används är av typen sessionscookies, som bland annat lagrar information om vilka sidor du har behörighet till när du är inloggad.
Om du väljer att Eventor ska komma ihåg din inloggning används även permanenta cookies.
En lista över vilka cookies som används finns här.
Eventor fungerar även utan cookies aktiverat. Du kan undvika cookies genom att ändra din webbläsares inställningar. För information om hur du gör, se hjälpen i din webbläsare.
Annonsera i Eventor
Det finns möjlighet att annonsera i Eventor. Mer information om format och priser finns på SOFT:s hemsida.